Na een publieke previewfase vanaf november heeft Microsoft deze week Teams vrijgegeven. Het is beschikbaar voor alle gebruikers van de zakelijke abonnementen van Office 365. Microsoft Teams is een chat-based tool die teams binnen je organisatie ondersteunt op het gebied van communicatie en samenwerking. Het is een vast onderdeel van Office 365 en er hoeft dus niet extra voor worden betaald. Daarmee is het meteen toegankelijk voor de inmiddels 85 miljoen gebruikers van Office 365.
Wat kun je met Microsoft Teams?
Je hebt binnen je bedrijf medewerkers die in verschillende vormen met elkaar aan het samenwerken zijn. Denk aan afdelingen, projectteams of werkgroepen. Deze mensen zijn niet altijd bij elkaar en ook niet per se op dezelfde locatie. Om hen te ondersteunen in hun werk is er nu Microsoft Teams. Eén omgeving, waarin je documenten kunt delen, met elkaar kunt chatten en meer. En alles is geïntegreerd, ook met de rest van je Office 365 omgeving. In onderstaande video kun je zien hoe Microsoft in november de aankondiging deed.
Wat je in veel organisaties ziet is dat samenwerking verloopt via veel kanalen. Er worden e-mails gestuurd, documenten gemaakt en opgeslagen op een server, met elkaar gebeld en vergaderd. Het nadeel hiervan is dat het lastig is om informatie terug te vinden. En wat als een nieuwe medewerker wordt aangenomen of toegevoegd aan een project. Hoeveel tijd kost het om die weer op de hoogte te brengen van alle ontwikkelingen?
Binnen Microsoft Teams komt al deze informatie samen. Discussies kunnen worden gevoerd in de chatomgeving, die altijd bewaard wordt en dus is terug te lezen. Toch behoefte aan face-to-face gesprekken, start dan meteen een videovergadering via Skype.
Vanuit chats kan ook verwezen worden naar documenten. Er kan gelinkt worden met andere toepassingen, maar daarvoor hoeft Microsoft Teams niet verlaten te worden. Die informatie wordt weer ingevoegd en gelinkt. Denk aan Planningsborden (Planner) of rapportages in Power BI.
Koppelingen met systemen buiten Office 365
Naast de koppelingen binnen Office 365 is het ook mogelijk om koppelingen te maken met externe systemen. Zo zijn er nu al 150 koppelingen, zoals Trello, Mailchimp, Salesforce en Wunderlist.
Voor wie is Microsoft Teams?
Microsoft is sinds vorig jaar druk bezig om nieuwe tools toe te voegen aan het toch al uitgebreide arsenaal wat je bij Office 365 krijgt. Die tools maken dan slim gebruik van de onderliggende bewezen technologieën als Exchange (mail en agenda), SharePoint (documentmanagent en samenwerking) en Skype (communicatie). Eerder zagen we zo al de Planner ontstaan.
Microsoft Teams is nu onderdeel van Office 365 en er hoeft dus geen extra licentie voor aangeschaft te worden. Het gaat hier dan vooralsnog om de Business en Enterprise abonnementen die binnen bedrijven worden gebruikt. Voor Office 365 Personal en Home is dit sowieso niet van toepassing. Of het in de onderwijsomgevingen wordt geïntegreerd is nog even afwachten.
Wil je Microsoft Teams uitproberen?
Microsoft Teams staat standaard aan. In de app launcher van Office 365 is dus ook een tegel te vinden met de naam Teams. Iedere gebruiker binnen je organisatie kan een team starten en daar vervolgens leden aan toevoegen. Wil je Microsoft Teams voorlopig uitschakelen voor je organisatie, dan kan een beheerder dat doen via de beheerportaal van Office 365. De instellingen zijn te vinden onder Settings en dan Services and Add-ins.
