Het NRC van afgelopen zaterdag bevat het artikel “Slaaf van de inbox” (link werkt alleen als je digitaal NRC-abonnement hebt). Het blijkt dat we per dag 2 uur besteden aan het lezen en beantwoorden van onze e-mail. Hiervan wordt ongeveer 30 procent gegenereerd door gebruik van CC, BCC en Reply All. Er zijn bedrijven die proberen dit tegen te gaan, sommige gaan zelfs zover dat ze e-mail helemaal de deur uit doen.
Volgens mij moeten we niet stoppen met het gebruik van e-mail. De bedrijven die dat wel doen vervangen de e-mail namelijk door andere middelen, zoals de social media, Yammer, enz. Dit zorgt er echter niet voor dat het berichtenverkeer minder wordt, je haalt er gewoon wat communicatiekanalen bij. Die moet je dan ook wel weer in de gaten houden.
Ook het advies om gewoon even te bellen met die collega of te chatten, of langs te lopen vind ik verkeerd. Ja, dan heb je je antwoord sneller. Maar hoe vaak komt het voor dat je collega en jij op hetzelfde moment met hetzelfde probleem bezig zijn? Niet vaak denk ik. De kans is groter dat je collega geconcentreerd met iets heel anders bezig is. Hem storen kost hem dus meer tijd.
De e-mail heeft als grote voordeel dat je er ‘a-synchroon’ werk mee kunt doen. Jij doet jouw werk op het moment dat jij het wil en je collega’s vullen dat aan of verwerken het verder op een moment dat hen het beste uitkomt. Een goede planning, structuur en vooruit werken helpt daarbij veel beter. E-mail verwerk je het liefst één of twee keer per dag, niet de hele dag door.
Hoe zou je e-mail er dan uit moeten zien, om die 2 uur tot een minimum te beperken?
- Bedenk eerst goed aan wie je de e-mail gaat versturen, wat je wil zeggen en of e-mail het juiste kanaal is (sommige onderwerpen kunnen namelijk beter in een persoonlijk gesprek besproken worden). Beperk de ontvangers tot een minimum!
- Bevat je e-mail een actie, zet de actiehouder dan in de “to:”. Bij voorkeur is dit één persoon, want bij teveel actiehouders voor dezelfde actie zal niemand zich verantwoordelijk voelen het uit te voeren. Richt je e-mail ook aan die persoon.
- Ik ben geen tegenstander van de CC en BCC, maar bedenk goed wie géén actie heeft, maar de e-mail wel moet ontvangen (de account manager die moet weten van de verstuurde offerte, de collega die je werk overneemt tijdens je vakantie en waarover je nu de klant informeert, en zovoort). Niet het hele bedrijf, niet de hele afdeling. Ook niet van de ontvanger.
- Geef een duidelijk onderwerp, waaruit de ontvanger kan opmaken waar het over gaat, of het een actie heeft en/of een urgentie.
- E-mails zijn zo kort mogelijk en bevatten bij voorkeur één onderwerp. Heb je meerdere onderwerpen te bespreken, verspreid deze dan over meerdere e-mails. De ene e-mail kan meteen worden beantwoord, op de andere moet de ontvanger misschien later terugkomen. Door ze over meerdere e-mails te verspreiden voorkom je dat je het overzicht kwijtraakt.
- Merk je dat je e-mail alsnog een proza wordt, schrap of herschrijf!
- Help je ontvanger wel door volledig te zijn. Verwijs naar eerdere gesprekken/e-mails, omschrijf kort de context. Dit kan in één of twee zinnen, maar zal je ontvanger zeker helpen bij het begrijpen van je e-mail.
- Als je e-mail gaat over het aanvullen of reviewen van een document, zet dit document zelf dan op een centrale plek (Sharepoint, netwerkschijf, en zovoort) en stuur in de e-mail alleen een link. Scheelt je later een hoop tijd om opmerkingen, aanpassingen en dergelijke samen te voegen of het antwoord te vinden op de vraag wat nu het meest recente document is.
- Geef duidelijk aan wanneer je een reactie verwacht. Ben je de ontvanger, laat dan weten of dat verzoek haalbaar is.
- Reageer je op een e-mail, vraag je ook dan af wie die reactie moet ontvangen. Iedereen of alleen de zender. Reageer ook alleen op de inhoud van de e-mail.
- Nog een laatste: niet al je e-mails zijn urgent (uitroepteken in Outlook), niet op alle e-mails wil je een leesbevestiging (zet die dus ook niet standaard aan). Dat zijn keuzes die je per e-mail maakt!
Dit zijn mijn regels voor een e-mail. Heb jij er nog meer, dan hoor ik die graag!
