Niels Gouman van Strategisch Lui twitterde vandaag een van zijn artikelen ‘uit den ouden doosch’ over de ‘Wachten op’-Lijst. Ik herinnerde me dat ik deze truc al eens eerder ben tegengekomen, op Lifehacking.nl. Taco Oosterkamp vertelt daarin hoe je je ‘Wachten Op’-lijst automatiseert, Niels maakte het systeem iets slimmer.
De ‘Wachten op’-Lijst?
Volgens de ‘Getting Things Done’-methode van David Allen zouden we al onze ideeën, taken, afspraken, boodschappen, en zovoort, de dingen die we willen onthouden, zo snel mogelijk uit ons hoofd moeten halen en in een extern systeem moeten stoppen. Dit doe je onder andere door verschillende lijsten bij te houden.
Op je ‘Wachten Op’-Lijst verzamel je alle verzoeken die je uit hebt gezet: de vragen die je aan anderen hebt gesteld, de taken die je hebt gedelegeerd, de bestellingen die je hebt gedaan. Alles waarop je wacht en waarvan je regelmatig de status moet controleren. Gezien dit vaak per e-mail gebeurt is het handig zo’n lijst bij te houden in je e-mailprogramma: Maak een map aan met de naam ‘Wachten Op’ en kopieer daar de betreffende e-mail naartoe. Loop deze lijst wekelijks (of indien nodig vaker) na en verwijder de verzoeken die zijn afgehandeld. Nog geen reactie? Met een simpele forward stuur je een herinnering.
Automatiseren van je ‘Wachten Op’-Lijst
Het versturen van een e-mail, om deze vervolgens te kopiëren naar het mapje ‘Wachten Op’ kan natuurlijk slimmer. Daarom heeft Taco Oosterkamp er een speciale website voor gemaakt. Het is eigenlijk heel simpel:
- Maak een map ‘Wachten Op’ in je mailbox.
- Maak een nieuwe regel voor uitgaande e-mail, die uitgaande e-mail met de tekst [w] kopieert naar de map ‘Wachten Op’.
- Plaats ergens in je e-mail die je op je ‘Wachten Op’-Lijst wilt plaatsen de tekstcombinatie ‘[w]’ (de kans dat deze tekst per ongeluk in je e-mail staat is klein en het valt bijna niet op) voordat je deze verstuurt. Door de regel zal deze automatisch gekopieert worden naar de ‘Wachten Op’-Map.
De aanvulling van Niels is dat je ook tekst kunt gebruiken die waarschijnlijk betekent dat je het op de ‘Wachten Op’-Lijst wilt plaatsen, zoals “Alvast bedankt” en “Zie graag tegemoet”. Ik moet zeggen dat ik het nog wel eens vergeet om [w] te typen.
Heb dankzij die toevoegingen zelf zelden nog een [w] nodig 🙂
De vraag is dan natuurlijk of je ‘Wachten Op’-lijst wel met de juiste e-mails gevuld wordt of dat er ook mails tussen zitten die alleen uit beleefdheid een ‘ik zie je reactie graag tegemoet’ tekst hebben?
Je kunt ook tijdens het schrijven van de mail op ‘follow up’ klikken, komt ‘ie automatisch in het lijstje van unfinished business…