Vaak zijn we op een dag heel druk, maar hebben we aan het einde van de dag niet gedaan wat we wilden doen. Door allerlei afleiding in de vorm van e-mails, social media, collega’s aan het bureau en klanten aan de telefoon zijn we daar niet aan toe gekomen. De Eisenhowermatrix helpt je om gericht naar je tijdsbesteding te kijken.
Eisenhowermatrix?
De Eisenhowermatrix is vernoemd naar de persoon die er, naar het schijnt, mee heeft gewerkt: Generaal en latere president van de Verenigde Staten Dwight D. Eisenhower. Eisenhower zou deze matrix jarenlang hebben gebruikt voor zichzelf en zijn medewerkers. De Eisenhowermatrix dankt zijn bekendheid waarschijnlijk het meest aan Stephen Covey, die het beschreef in zijn boek “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap”.
Hoe gebruik je de matrix
De matrix ontstaat, doordat je je werkzaamheden beoordeelt op belangrijkheid en urgentie. Zo ontstaan dus vier groepen werkzaamheden, de zogenaamde kwadranten: belangrijk en urgent (1), belangrijk en niet urgent (2), niet belangrijk en urgent (3), niet belangrijk en niet urgent (4). Je beoordeelt deze werkzaamheden vanuit je eigen perspectief.
Belangrijk en Urgent (het stresskwadrant)
In dit kwadrant komen al je crisissen, projecten waarvan de deadline dichtbij is, urgente problemen (de brandjes die geblust moeten worden), enzovoort. Het zijn dingen die moeten gebeuren en snel afgehandeld moeten worden. Het advies luidt dan ook: doe ze nu!
Belangrijk en niet urgent (het waardekwadrant)
Het tweede kwadrant zijn activiteiten die te maken hebben met de lange termijn, planning en strategie, opleidingen, relaties en andere investeringen. Ze zijn ontzettend belangrijk, maar ze zijn nog niet urgent. Ga met deze activiteiten planmatig om en zorg dat ze niet urgent worden!
Niet belangrijk en urgent (het misleidende kwadrant)
De activiteiten die in het derde kwadrant vallen zijn misleidend. Ze zijn urgent, maar (voor jou) niet belangrijk. Vaak zijn het andermans problemen, sommige bijeenkomsten, afleidingen. Het zijn dingen die snel afgehandeld moeten worden, maar je vraagt je af of jij wel degene bent die het zou moeten doen. De activiteiten in dit kwadrant zou je moeten proberen te delegeren. Kijk wel uit dat die ander het dan wel oppakt (en het bij niet ook in het derde kwadrant valt).
Niet belangrijk en niet urgent (hier krijg je spijt van)
Het laatste kwadrant. Niet belangrijk en niet urgent. Waarom doe je ze eigenlijk? Het is verspilde tijd. Het zijn de “te veel”-activiteiten (te veel internet, te veel tv, enzovoort), de (telefoon)gesprekken met sommige mensen. Probeer deze activiteiten te elimineren.
Aan de slag!
Kijk eens terug op de activiteiten van de afgelopen week. In welke kwadranten horen ze thuis? Hou daarna een of twee weken je activiteiten bij en plaats ze in de kwadranten. Zie de problemen en zoek hier een oplossing voor. Activiteiten in het vierde kwadrant kun je elimineren, die in het derde delegeren (of gewoon weer terugleggen bij de persoon die het hoort te doen).
Het tweede kwadrant is het belangrijkste kwadrant en je wilt dat deze zo groot mogelijk wordt. Je gebruikt dit kwadrant ook om het eerste kwadrant te verkleinen. Dit doe je door activiteiten nooit urgent te laten worden (plannen), maar ook door structurele oplossingen te zoeken: een brandend tapijt moet je meteen blussen (kwadrant 1), maar door het te laten impregneren voorkom je dat het de volgende keer weer net zo snel zal branden (kwadrant 2).
