Onlangs vertelde ik je al waarom het handig is om een Microsoft Account te hebben: het biedt je de mogelijkheid om in te loggen bij Microsoftdiensten. Eén van die diensten is Skydrive, een plek ‘in de cloud’ waar je bestanden kunt uploaden en delen met anderen. Maar Skydrive is meer dan dat. Het is nauw verweven met de Office Webapps, browserversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote.
Office Webapps
Eerst even het voordeel van Skydrive in ten opzichte van vergelijkbare diensten als Google Drive en Dropbox. Dat zit hem in de Office Webapps. Afgeslankte, maar zeer bruikbare, versies van de traditionele Officeproducten die je al jaren kent van je computer. Binnen Skydrive vind je browserversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote 2013. Dit zorgt ervoor dat de mensen met wie jij bestanden deelt niet per se Microsoft Office geïnstalleerd hoeven hebben om je documenten te kunnen bekijken of bewerken. Via de browser kunnen zijn de belangrijkste handelingen uitvoeren. Hebben ze Microsoft Office wel, dan kunnen zij de documenten met een simpele druk op de knop openen in de desktopversie.
Samenwerken 2.0
Tegenwoordig willen we samen, maar toch onafhankelijk van elkaar, werken aan documenten. De ene keer zijn we samen in een vergaderruimte, de andere keer kilometers van elkaar vandaan ieder aan onze eigen keukentafel of op de bank. Internet heeft veel veranderd aan de manier waarop we samen kunnen werken, maar onze manier van samenwerken is nog niet altijd mee gegaan. Nog steeds zijn er mensen die documenten naar elkaar toesturen, die daarna samengevoegd moeten worden tot één geheel.
Hoe je samen aan een document werkt
Stel je moet samen met elkaar een document maken; een offerte, een verslag, een adviesrapport. We zetten dan eerst het document op een centrale plek waar iedereen bij kan. In privésituaties kan dit de Skydrive zijn, in zakelijke omgevingen doen we dit bijvoorbeeld in een SharePointsite. Vervolgens geven we iedere betrokkene de benodigde lees- of bewerkrechten en delen we locatie van het bestand.
Vroeger kon slechts één persoon tegelijk bewerkingen uitvoeren in een document. Dat resulteerde in een eindeloos over en weer mailen en bellen over aanpassingen en het opsturen van losse documenten. Tegenwoordig kunnen we met meerdere mensen tegelijk bewerkingen uitvoeren. In Word 2013 kan dit tot op alineaniveau. Dit betekent dat meerdere mensen hetzelfde document kunnen bewerken, maar niet dezelfde alinea. In de tijd dat je normaal gesproken overleg pleegde over, kun je nu meteen werken aan het document.
Gelijktijdig werken in een document kan in alle programma’s van Microsoft Office, maar werkt niet altijd hetzelfde. Binnen Word kun je bijvoorbeeld niet gelijktijdig dezelfde alinea bewerken en moet je het document steeds opslaan om de wijzigingen van anderen te zien (je ziet wel wie waar aan het bewerken is), in Excel kun je niet gelijktijdig aan een cel werken en zie je de wijzigingen wel meteen. In onderstaande video bewerken we op het einde met zo’n 20 mensen tegelijk hetzelfde Exceldocument.
